因公临时出国、赴港澳手续办理须知

2017-12-01

因公临时出国、赴港澳人员办理相关出访手续前请先阅读《福建中医药大学教职工出国(境)管理办法》(校办〔2015〕16号),按照相关要求准备申报材料。

一、申报阶段

鉴于因公出国、赴港澳手续申报、证件办理等手续需要较长时间,相关出访人员请尽可能提前3个月申报,以免耽误出访行程。申报阶段所需提交材料如下:

1.《福建中医药大学因公临时出国(境)申请表》(厅局级以下人员填写,填好后打印并请所在单位相关领导、分管校领导签字)

2.《福建中医药大学因公临时出国(境)相关事项审批申报表》(出访团组涉及使用中介机构、需要宴请、赠送礼品等相关报批事项时才填写本表,具体需申报事项详见本表底部备注)

3.《福建中医药大学因公临时出国(境)经费预算、执行情况表》(费用由我校承担的团组需填写本表,各项费用的说明、住宿、伙食及公杂费开支标准详见《因公临时出国经费管理办法》(财行[2013]516号)文,填好后请财务处审核)

4.《因公临时出国人员备案表》

5.邀请函、详细日程安排及邀请单位简介(外文材料需附中文翻译件)

邀请函基本要求:(1)用邀请单位正式函头纸打印并由邀请单位在其本土发出,函头纸上需有邀请单位的名称、详细地址、电话号码及传真号码;(2)注明被邀请人信息、出访目的、出访时间及费用负担情况;(3)邀请函需由邀请人亲笔签名,并有打印的邀请人姓名职务

6.赴境外参加会议的需提供论文中英文摘要且邀请材料还需符合下列要求之一:(1)邀请函中写明被邀请人的发言题目;(2)大会议程中写明被邀请人的发言时间和发言题目;(3)提供论文录用证明材料

7.身份证复印件2份

8.参加外单位组团的,需填报上述相关材料事先征求学校同意后方可报名参团。报名成功后,还需提供组团单位提供的相关组团材料,如出国(境)任务征求意见函、出国(境)任务通知书、出国(境)任务批件等。

备注:请出访人员提交上述相关材料纸质版,其中1-6项材料电子版本请发送至以下邮箱:hwxy@fjtcm.edu.cn

二、审核阶段

国际合作与交流处(港澳台事务办公室)初审后报校领导审批,并将出访人员相关信息分别报组织部、人事处备案。

三. 公示阶段

审批通过后,根据《福建中医药大学因公临时出国(境)团组信息公开暂行办法》(校办〔2013〕63号)通过内部局域网对团组信息进行事前公示(根据规定免于公示的团组除外)。

四、报批阶段

公示期满无异议,国际合作与交流处(港澳台事务办公室)拟文上报省外办。

五、因公护照(通行证)及签证(签注)办理阶段

本阶段需出访人员配合做好以下工作:

1.提供相片:赴港澳人员或已持有有效因公普通护照人员提供白底小二寸彩照3张;无因公普通护照或者护照有效期距离出访日期不足6个月的需持身份证原件、户口本(原件或复印件均可)前往省外办拍照(福州市鼓楼区华林路97号)

港澳通行证相片要求点此查看

因公普通护照拍照注意事项点此查看

2.提供签证(注)材料(若材料不齐,省外办不予受理,将延长申办时间

3.出国人员前往省外办核对签证信息并签字确认,部分国家要求出访人员前往驻华使领馆打指模或面谈

本阶段具体流程如下:省外办审批通过后,国际合作与交流处(港澳台事务办公室)专办员陪同出访人员前往省外办申办因公出国(境)证件、签证或签注(参加外单位团组且相关证件由组团单位统一办理的根据组团单位的要求办理相关手续)。

因公出国人员无因公普通护照或者护照有效期距离出访日期不足6个月的,需持身份证原件、户口本(原件或复印件)前往省外办拍照,申办因公普通护照 。

因公出国人员还应备齐签证申请材料(各国对签证材料的要求不同,详情请查阅省外办网站http://www.fjfao.gov.cn/wsbs/bszn/ygcgj/wgqz/,点击出访国别,查看“申报材料”一栏。若材料不齐,省外办不予受理,将延长申办时间。

因公出国的团组,省外办做好护照、签证表格等相关材料后,出访人员需前往省外办核对签证信息并签字确认后由省外办将相关材料送外国使领馆签证(部分国家免签证,另有部分国家要求出访人员亲自前往驻华使领馆打指模或面谈)

若出访人员已持有有效的出访目的国签证,且本次出访任务与持有签证类型一致,可免办签证。

因公普通护照免签证国家名单详见以下网页第一条:http://www.fjfao.gov.cn/wsbs/bszn/ygcgj/wgqz/sbwgqz/201006/t20100622_1184460.htm

六、办理购汇手续阶段

出访人员凭出国、赴港澳任务批件、因公临时出国(境)任务和预算审批意见表及《因公临时出国用(退)汇申请表》向财务处提出申请,并通过转账方式到中国银行福建省分行办理购汇手续。

七、领取因公普通护照(通行证)阶段

出访人员接受外事纪律和财经纪律教育,登记领取因公普通护照(通行证)。

参加外单位团组且相关证件由组团单位统一办理的出访人员的因公出国(境)证件由组团单位统一发放和收缴。参加本类团组的我校出访人员需在接受外事纪律和财经纪律教育时将因公出国(境)任务批件、证件(包括签证或签注)复印件交国际合作与交流处(港澳台事务办公室)。

八、提交因公护照(通行证)和出访报告

本阶段需出访人员需向国际合作与交流处(港澳台事务办公室)提交以下材料:

1.回国(境)后3天内交还整个团组的因公出国(境)证件、往返登机牌(归还证件前,请复印证件出入境日期信息页,以备报销时使用)

2.回国(境)后2周内提交出访报告、出访工作照(请备注相片内容)。出访团组中有处级或处级以上人员的,需填写《领导干部因公出访情况反馈表》并与出访报告一并提交。出访报告需纸质版和电子版各1份(纸质版需团长签字),其余材料仅需电子版,电子版文件发送至hwxy@fjtcm.edu.cn

3.回国后20日内办结财务核销手续,填报《福建中医药大学因公临时出国(境)团组事后信息公示表》并提供财务处出具的团组实际支出经费证明。

国际合作与交流处(港澳台事务办公室)根据《福建中医药大学因公临时出国(境)团组信息公开暂行办法》(校办〔2013〕63号)通过内部局域网对出访任务的实际执行情况、实际支出经费和出访报告等内容进行事后公示,并按照规定将出访报告上报上级主管部门。

九、注意事项

因公临时出国、赴港澳涉及校内审批、公示、发文、上级外事主管部门审批,以及申办护照签证等阶段,整个办理时间一般至少为一个半月,各阶段所需时间如下:

1.校内审批:通常需要1周。

2.公示期:公示期为5个工作日。

3.校内发文:通常需要1周。

4.上级主管部门审批:通常需要1-2周。

5. 申办因公普通护照(通行证)及签证(注):通常需要2-4周(不含政府部门和使领馆法定节假日)。签证申请材料需在申办护照时一并提交,若材料不齐,省外办不予受理,将延长申办时间。

为避免耽误出访行程,请因公出国、赴港澳申请人员注意办理流程和提交时限,并尽可能提前三个月提交个人因公出国(境)申请。

如有疑问,可联系国际合作与交流处(港澳台事务办公室):明德楼305。

联系人:港澳台手续经办人:张三庆 电话:22861650

       出国手续经办人:李荣州  电话:22861650

因公出访的其他信息、注意事项以及相关出访国家的概况请查看:

中国领事服务网:http://cs.mfa.gov.cn/

省外办→因公出国(境):http://www.fjfao.gov.cn/wsbs/bszn/ygcgj/