因公临时出国、赴港澳人员办理相关手续前请先阅读《福建中医药大学教职工因公临时出国（境）管理办法》（闽中医办〔2021〕14号），按照相关要求准备申报材料。
一、申报阶段
因公出国、赴港澳手续申报、证件办理等手续需要较长时间，请提前2-3个月申报，以免耽误行程。申报阶段所需提交材料如下：
1.《福建中医药大学因公临时出国（境）申请表》（所在单位领导签字盖章后提交）
2.《因公临时出国人员备案表》（所在单位领导签字盖章后提交）
3.《福建中医药大学因公临时出国（境）经费预算、执行情况表》(费用由我校承担的团组需填写本表，各项费用的说明、住宿、伙食及公杂费开支标准详见《因公临时出国经费管理办法》（财行[2013]516号）《财政部外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》（财行[2017]434号）等文件，请财务处审核后提交)
4.《福建中医药大学因公临时出国（境）相关事项审批申报表》（出访团组涉及使用中介机构、在一个国家城市间往来、需要宴请、赠送礼品或国际会议主办方指定酒店超出费用标准等相关报批事项时才填写本表，具体需申报事项详见本表底部备注）
5.《福建中医药大学因公临时出国（境）团组事前信息公示表》
6.《赴台人员审查表》（赴台人员提供）
7.邀请函、详细日程安排及邀请单位简介(外文材料需附中文翻译件）
邀请函基本要求：（1）用邀请单位正式函头纸打印并由邀请单位在其本土发出，函头纸上需有邀请单位的名称、地址、电话号码及传真号码；（2）注明被邀请人信息、出访目的、出访时间及费用负担情况；（3）邀请函需由邀请人亲笔签名，并有打印的邀请人姓名职务；（4）某些国家对签证用邀请函有特别要求（详见http://wb.fujian.gov.cn/ywxx/ygcg/sbwqz/wgqz/办理材料一栏）。如有疑问，申请人可向我处专办员咨询了解。
8.参加学术会议的原则上需有论文录用、会上发言或担任大会相关职务才能申请，并附相关证明材料及被录用论文或发言摘要(外文材料需附中文翻译件）。相关材料要求如下：(1)主办方提供的会议日程及其翻译件(可摘要每日大致日程)(2)论文录用证明或邀请在会上作正式交流发言的证明(不拘泥于形式，主办方提供的正式函件、传真、电子邮件打印件，或在邀请函或主办方提供的日程表中体现论文被录用或邀请发言等形式均可)。如该学术交流会议属小范围校际合作特定项目而非大型国际学术交流会议，则不需提供论文录用证明。（3）被录用论文或发言摘要。
9.身份证复印件2份
10.参加外单位组团的，需填报上述相关材料事先征求学校同意后方可报名参团。报名成功后，还需提供组团单位提供的相关组团材料，如出国（境）任务征求意见函、出国（境）任务通知书、出国（境）任务批件等。
备注：请提交上述相关材料纸质版，其中1-8项材料电子版本请发送至以下邮箱：hwxy@fjtcm.edu.cn
二、审核阶段
国际合作与交流处、港澳台事务办公室对申报材料进行初审后进行出国事前公示（根据规定免于公示的团组除外），并报校领导审批。出国团组相关信息同步报纪检监察室、组织部、人事处备案。
三、报批阶段
校领导审批通过后且公示期满无异议，报省外办或省台港澳办审批。
四、公务普通护照、港澳通行证及签证（签注）办理阶段
国际合作与交流处、港澳台事务办公室专办员协助出国、赴港澳人员办理公务普通护照、因公往来香港澳门特别行政区通行证（以下简称通行证）及签证（签注）。符合相关规定的团组，可在向省外办报批的同时，办理公务普通护照申领手续。本阶段请出访人员配合做好以下工作：
出国人员（我校组团）：
1.提供相片：已持有有效公务普通护照人员提供白底小二寸彩照3张；无公务普通护照或者护照有效期距离出访日期不足6个月的需持身份证原件、户口本（原件或复印件）前往省外办（福州市鼓楼区华林路97号）拍照。
公务普通护照拍照注意事项点此查看https://hwxy.fjtcm.edu.cn/2014/0108/c465a1383/page.htm
2.提供签证材料。各国对签证材料的要求不同，详情请查阅省外办网站http://wb.fujian.gov.cn/ywxx/ygcg/sbwqz/wgqz/，点击出访国别，查看“办理材料”一栏。若材料不齐，省外办不予受理，将延长申办时间。签证材料做好后，出国人员前往省外办核对签证信息并签字确认，另有部分国家要求出访人员前往驻华使领馆打指模或面谈。
部分国家免签证，详见以下网页“持外交、公务和因公普通护照者免签证的国家”一栏：http://wb.fujian.gov.cn/ywxx/ygcg/sbwqz/sbwgqz/201006/t20100622_737786.htm。出访免签国家，不用提供签证材料。
赴港澳人员（我校组团）：
1.提供相片、身份证：已持有有效通行证人员提供白底小二寸彩照2张；无通行证或通行证有效期距离出访日期不足3个月的人员提供小二寸彩照4张并提供身份证原件。相片要求点此查看https://hwxy.fjtcm.edu.cn/2014/0108/c465a1382/page.htm
参加外单位组团
1.参加外单位团组且相关证件由组团单位统一办理的根据组团单位的要求办理相关手续。
五、行前准备阶段
出国、赴港澳人员接受行前教育，领取护照、通行证、签证（签注）并按规定办理购汇、购票等手续。
出国、赴港澳人员凭出国、赴港澳任务批件、因公临时出国（境）任务和预算审批意见表及《因公临时出国用（退）汇申请表》向财务处提出申请，并通过转账方式到中国银行福建省分行办理购汇手续。
参加外单位团组且护照、通行证由组团单位统一办理的，护照、通行证由组团单位统一发放和收缴。参加本类团组的我校出访人员需在出访前将护照、通行证、签证（签注）复印件或扫描件交国际合作与交流处、港澳台事务办公室。
六、出国、赴港澳执行公务阶段
出国、赴港澳人员根据审批的出访任务、出访国家（地区）、出访路线、在外停留时间执行公务活动。
七、提交护照、通行证和出访报告
回国（境）后，出访人员需向国际合作与交流处、港澳台事务办公室提交以下材料：
1.回国（境）后3天内交还整个团组的护照、通行证、往返登机牌(归还证件前，请复印证件出入境日期信息页，以备报销时使用)。
2.20天内凭出国（境）团组相关审批材料、邀请函、日程安排、有效原始票据、出国（境）证件（包括签证、签注及出入境记录）复印件、登机牌等相关材料，到财务部门办结核销手续，并向国际合作与交流处、港澳台事务办公室提交出访报告（纸质版、电子版各1份，纸质版需团长签字）、出访工作照（电子版，备注相片内容）、出访期间实际日程安排、回访记录表、经费执行情况表、事后公示信息表、因公临时出国团组执行情况报告表等相关材料。
3.出国、赴港澳人员回国（境）后应认真抓好出访任务的跟进落实工作，明确任务分工，建立责任落实清单，确保出访成果落实到位，及时对出访任务的跟进落实情况和取得的成效认真进行总结归纳并报送国际合作与交流处、港澳台事务办公室。
八、注意事项
因公临时出国、赴港澳手续涉及校内审批、校内公示、OA发文、省外办或省台港澳办审批，以及申办护照、通行证、签证（签注）等阶段，所需时间预估如下，仅供参考：
1.校内审批、校内公示等：约5个工作日。
2.校内OA发文：约5个工作日。
3.省外办或省台港澳办审批：约5个工作日（厅级以下人员）、约10个工作日（厅级人员）
4. 申办公务普通护照、港澳通行证及签证（签注）：约5-20个工作日。其中出国人员的签证申请材料需在申办护照时一并提交，若材料不齐，省外办不予受理，将延长申办时间。
为避免耽误行程，请因公出国、赴港澳人员提前2-3个月提交申请。
其他相关信息、注意事项以及行前培训请查看：
中国领事服务网：http://cs.mfa.gov.cn
平安留学：https://palx.cscse.edu.cn
省外办→因公出国（境）：http://wb.fujian.gov.cn/ywxx/ygcg
如有疑问，可联系国际合作与交流处、港澳台事务办公室（明德楼302、304）
联系人：出国手续经办人：戴老师 电话：22861831
赴港澳手续经办人：李老师 电话：22861650